Privacy- & Cookieverklaring

Dit is de privacyverklaring van CopyWiseAI V.O.F. (hierna: CopyWiseAI, wij, ons of onze). In deze verklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van verschillende betrokkenen, waaronder klanten en hun vertegenwoordigers, bezoekers van onze website, gebruikers van ons softwareplatform, sollicitanten, leveranciers en andere relaties.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig en transparant om te gaan met persoonsgegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij onze verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) serieus. Dat betekent onder meer dat wij persoonsgegevens alleen verwerken voor gerechtvaardigde doeleinden, deze passend beveiligen en betrokkenen adequaat informeren over hun rechten.

Wij raden u aan deze privacyverklaring aandachtig door te lezen, zodat u begrijpt hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Wijze van verkrijging van persoonsgegevens

Wanneer u gebruikmaakt van onze website, diensten of contact met ons opneemt, verstrekt u persoonsgegevens aan ons. Dit kunnen gegevens zijn die direct of indirect naar u te herleiden zijn. Wij verzamelen en verwerken uitsluitend persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, of die wij verkrijgen in het kader van uw gebruik van onze diensten of communicatie met ons.

Wij kunnen op de volgende manieren persoonsgegevens van u verzamelen:

• Wanneer u via onze website persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, een demo-aanvraag of een andere aanvraag;
• Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen;
• Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of andere vormen van commerciële communicatie;
• Wanneer u klant bij ons wordt of gebruikmaakt van ons softwareplatform, bijvoorbeeld in het kader van onboarding, toegang tot uw account of ondersteuning;
• Wanneer u persoonsgegevens aanlevert als onderdeel van een zakelijke relatie (bijvoorbeeld als leverancier of samenwerkingspartner);
• Doordat gegevens automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website of diensten, bijvoorbeeld via cookies of vergelijkbare technieken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar ons afzonderlijk Cookiebeleid onderaan deze verklaring.

Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons en de manier waarop u gebruikmaakt van onze diensten of contact met ons hebt, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: Zoals uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en bedrijfsnaam.
• Communicatie- en interactiegegevens: Zoals de inhoud van uw berichten via e-mail, contactformulieren of andere communicatiekanalen, inclusief gegevens die u verstrekt bij demo-aanvragen, offertes of onboardinggesprekken.
• Gebruikers- en accountgegevens: Zoals inloggegevens, gebruikersrollen, IP-adres, gebruiksstatistieken van het softwareplatform en voorkeuren die u instelt binnen uw gebruikersaccount.
• Facturatie- en betalingsgegevens: Zoals factuuradres, BTW-nummer (bij zakelijke klanten), betaalstatus en overige administratieve gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze overeenkomst.
• Marketinggegevens: Zoals uw naam en e-mailadres als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of commerciële updates, en informatie over uw interactie met deze communicatie (zoals openings- en klikgedrag).
• Technische en analytische gegevens: Zoals uw IP-adres, browsergegevens, apparaattype, sessieduur en paginaweergaven op onze website, verzameld via cookies of soortgelijke technologieën. Zie hierover ook ons cookiebeleid.

Let op: wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten in het kader van hun e-mailcampagnes, treden wij op als verwerker en is de klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en het informeren van de betrokkenen.

Voor bepaalde functionaliteiten en diensten is het noodzakelijk dat u specifieke persoonsgegevens verstrekt. Wanneer u deze gegevens niet aanlevert, kunnen wij mogelijk niet voldoen aan uw verzoek of u geen toegang bieden tot bepaalde diensten. Dit betreft met name:

• Bij contact via het formulier op onze website of het aanvragen van een demo: Uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam zijn vereist om uw verzoek in behandeling te kunnen nemen.
• Bij gebruik van ons softwareplatform of klantportaal: Een werkend e-mailadres en gebruikersnaam zijn noodzakelijk voor toegang en communicatie binnen het softwareplatform.
• Voor het verwerken van betalingen en facturatie: Facturatiegegevens zijn verplicht voor het opstellen van correcte facturen en het voeren van een sluitende administratie.
• Voor het functioneren van onze website: Bepaalde technisch noodzakelijke cookies zijn vereist voor een goede werking van formulieren en andere kernfunctionaliteiten. Zie hiervoor het cookiebeleid.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij hebben niet de intentie om gegevens te verzamelen van websitebezoekers of andere betrokkenen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij daarvoor toestemming hebben van hun ouder of voogd. Aangezien wij niet kunnen controleren of een bezoeker daadwerkelijk ouder is dan 16 jaar, raden wij ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Als u vermoedt dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij zullen deze gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen. CopyWiseAI verwerkt géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, etniciteit, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakbond of strafrechtelijk verleden), tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat. In de reguliere dienstverlening van CopyWiseAI komt verwerking van deze categorieën gegevens niet voor en wij vragen ook niet om dergelijke informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of andere aanzienlijke gevolgen voor betrokkenen. Ook maken wij geen gebruik van geautomatiseerde profiling in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wel kunnen er binnen onze dienstverlening ondersteunende AI-technologieën worden ingezet, bijvoorbeeld voor het genereren van tekstvoorstellen of het analyseren van e-mailinteracties in opdracht van onze klanten. Deze verwerking vindt echter altijd plaats onder toezicht van menselijke gebruikers en betreft geen beslissingen met rechtsgevolgen voor u als betrokkene.

Doeleinden van verwerking & grondslagen

Wij gebruiken de verkregen persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden. Per doel geven wij aan op welke wettelijke grondslag(en) de verwerking is gebaseerd, zoals bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gerechtvaardigde belangen

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG. Dat betekent dat wij vooraf een zorgvuldige belangenafweging maken, waarbij wij onze bedrijfsbelangen afwegen tegen de privacyrechten van betrokkenen.

Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder andere:

• Het verwerken en opvolgen van informatie- of kennismakingsverzoeken van (potentiële) klanten;
• Het onderhouden van zakelijke relaties en het bieden van klantondersteuning via e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen;
• Het verbeteren en optimaliseren van ons softwareplatform, onze dienstverlening en interne processen;
• Het analyseren van gebruik van onze website en communicatie (bijv. klik- en openingsgedrag bij e-mails) om onze dienstverlening te verbeteren;
• Het beveiligen van onze systemen, accounts en infrastructuur tegen ongeautoriseerde toegang of misbruik;
• Het verzenden van marketingcommunicatie aan bestaande klanten over vergelijkbare diensten.

Wij zorgen ervoor dat verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang niet onnodig ingrijpend zijn voor uw rechten en vrijheden. Als u van mening bent dat uw belangen zwaarder wegen, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op deze grondslag.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor het naleven van wettelijke verplichtingen, of op basis van uw toestemming. In alle gevallen zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken.

Wij maken in het kader van onze eigen bedrijfsvoering gebruik van de volgende categorieën van derden:

• Websitebeheer en hosting: Onze website wordt gehost en technisch beheerd via externe providers. Gegevens die via contactformulieren worden verzonden, kunnen worden opgeslagen op servers van deze partijen. Cookies en trackingtechnologieën worden eveneens door derden aangeboden. Zie hiervoor ons cookiebeleid.
• ICT- en communicatiediensten: Voor interne communicatie, documentopslag en projectbeheer maken wij gebruik van diensten zoals Google Workspace, Microsoft Exchange Online en Slack. Deze systemen worden gebruikt voor o.a. e-mail, documentverwerking en ondersteuning.
• Financiële administratie en boekhouding: Wij verwerken klantgegevens (zoals naam, bedrijfsinformatie, e-mailadres en facturatiegegevens) in boekhoudsoftware. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gedeeld met ons administratiekantoor of accountant, uitsluitend voor het voeren van een correcte administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat er sprake is van passende waarborgen, zoals:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• De toepassing van standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);
• Of andere door de AVG toegestane mechanismen.

Wij beoordelen periodiek of deze waarborgen nog voldoende bescherming bieden en nemen indien nodig aanvullende maatregelen.

Rechten van betrokkenen

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. De contactgegevens vindt u onderaan deze privacyverklaring.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen wanneer wij deze niet langer nodig hebben, wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer u uw toestemming intrekt (indien van toepassing).
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt in bepaalde gevallen verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens de beoordeling van een bezwaar- of correctieverzoek.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst en dit geautomatiseerd gebeurt, heeft u het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien deze plaatsvindt op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. De verwerking tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Wij reageren uiterlijk binnen twee weken op uw verzoek, conform de eisen van de AVG.

Websites van derden en social media-buttons

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar wordt verwezen via (hyper)links op onze website. Wij hebben geen invloed op de wijze waarop deze derden met uw persoonsgegevens omgaan en aanvaarden daarvoor geen aansprakelijkheid.

Op onze website kunnen tevens social media-buttons zijn opgenomen, bijvoorbeeld van LinkedIn. Wanneer u op een van deze buttons klikt, wordt u doorgestuurd naar onze pagina op dat platform. De betreffende platforms verwerken uw persoonsgegevens volgens hun eigen privacyverklaring. Wij adviseren u om de privacyverklaringen van deze externe websites en platforms zorgvuldig te lezen voordat u daarvan gebruikmaakt.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Hieronder geven wij per categorie aan welke bewaartermijn wij hanteren:

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren. Wilt u eerder dat uw gegevens worden verwijderd, dan kunt u hiervoor een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit van de website te verbeteren, gebruik te analyseren en – indien u daarvoor toestemming geeft – gepersonaliseerde content of advertenties te tonen.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van websites op uw apparaat worden opgeslagen. Sommige cookies zijn technisch noodzakelijk (bijvoorbeeld voor het correct functioneren van formulieren), terwijl andere cookies worden gebruikt voor analytische of marketingdoeleinden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website kunnen wij u via een cookiebanner om uw toestemming vragen voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen of uw toestemming intrekken via de instellingen in de cookiebanner of uw browser.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring dateert van 1 juli 2025. Wij willen u erop wijzen dat de privacyverklaring periodiek kan worden aangepast en adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig te controleren om van eventuele wijzigingen op de hoogte te blijven.

Mochten er in de toekomst veranderingen plaatsvinden op onze website waardoor bepaalde cookies worden toegevoegd of verwijderd, dan zullen wij ook dit wijzigen in ons cookiebeleid in deze privacyverklaring.

Klachtmogelijkheid

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij u persoonsgegevens verwerken, neem dan gerust contact met ons op. Onze contactgegevens vindt u onderaan deze privacyverklaring. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl voor meer informatie.

Contactgegevens

Voor vragen/klachten over onze privacyverklaring of vragen omtrent uw rechten, kunt u altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

• Onze website: https://www.copywiseai.com/
• Ons vestigingsadres: Heumensebaan 33, 6561 CJ Groesbeek
• Ons e-mailadres: Robin@copywiseai.com
• Ons KVK-nummer: 96014083